引入灵活办公室 需做好变革管理

   疫情激发企业及上班族进入新的办公模式，影响至今。在遥距工作、在家工作的灵活办公模式下，办公室的设计也要更灵活，迎合企业未来发展的需要。

   仲量联行Work Dynamic北亚办公空间策略顾问部主管张琦受访时表示，引入灵活办公室不是简单计算员工数目、桌椅比例，关键是了解员工的工作情况及需要，以及做好变革管理（Change Management）。

仲量联行Work Dynamic北亚办公空间策略顾问部主管张琦（右）表示，引入灵活办公室不是简单计算员工数目、枱椅比例，而是要做好变革管理。左为仲量联行香港项目发展服务部主管黄天赐。（梁巧恩摄）

   据仲量联行项目发展服务部的数据显示，早于疫情前，在香港的企业已开始引入灵活办公空间，但外资企业往往是先行者。自2023年开始，本地企业比例上升。虽今年首季的比例仍以外资较多，但相信往后3季仍有变化。

各方面调研 照顾使用者感受

   无论是外资还是本地企业，要为办公室大装修，也需要投入人力资源，况且引入灵活办公室背后要有精心的计算。张琦指，灵活办公室是要因应企业的生意模式、员工的工作种类及模式，如何更好地使用整个空间。“谈到工作模式，好多时会探讨包括用电话、用会议室有多频繁；用会议室时，是多人还是少人（会议），讨论的内容大多是什么，是否很多也涉及机密。总之由大小、频率、讨论的题材，也会做一个调研。”

办公室的会议及协作空间，愈来愈重要。（受访者提供图片）

   就算“条数计得准”，但要改装传统办公室，要考虑的还有软件，包括照顾使用者的感受，这正正是变革管理的精髓。张琦解举例，有用家觉得开放式办公室令环境太嘈吵，又有的认为会议室太少，影响工作效率。“所以变革管理，关顾的持份者上至行政总裁，下至茶水姐姐。”

   人多便会意见多，仲量联行香港项目发展服务部主管黄天赐解释，一般会组织一个工作小组，成员可以是来自各部门如财务、人力资源等部门的代表。“工作小组通过（新办公室）的建议后，可送给C-Suite审批，两步审批的方式，也能省C-Suite的时间。”

   张琦补充，也要跟C-Suite做好沟通，明白有什么事在什么时候可以说，有什么不可以说。举例，要搬迁或重新设计办公室，是老板们已做了决定，不能改变。那么，与工作小组沟通时，说明改变必定发生，令大家不存任何幻想。“如何在新环境下，配合你未来的工作，这个可以再商议。”工作小组人选也一样要可控。张琦指若由部门话事人甚或大老板提名就更好，以选举模式选出未必适合。

省营运成本 工作环境升级

   重新设计办公室要投资，回报是否一定是“向着省钱看”？张琦坦言，不少企业在过去好一段时间不断拓展，每次拓展未必可以找到相连的办公室。“现在见到的趋势是，企业将之前几年拓展遗留下来的‘痛苦’进行整合，当然也有涉及收购合并的。有些整合后所需的办公室面积减少，可能省下有30%至40%相关营运成本。”

   但她强调，重整办公室不是全为了省减营运成本，有些企业真的是为升级工作环境：“投资少少，以办公室作为招揽人才的工具之一。”

自研LLM 简化流程增生产力

   应用科技已变成企业日常，无论是仲量联行内部，还是为客人设计的办公室，也不能少了科技这一部分。

   早于去年8月，该公司已宣布推出JLL GPT，由内部的技术部门JLL Technologies（JLLT）开发，更表示这是世界上首个由商业房地产（CRE）行业构建的大型语言模型（LLM），可利用人工智能的力量简化业务流程、提高生产力。

应用技术 可一条龙供客户

   仲量联行香港项目发展服务部主管黄天赐表示，做设计时也有应用JLL GPT，做一些测试时，不用AI可能要两、三日，用了AI大约24小时可搞妥。

   然而，科技始终是要用得好才有价值。仲量联行Work Dynamic北亚办公空间策略顾问部主管张琦指出，在办公室、会议室内安装传感器，方便控制温度及灯光，应用愈来愈多。而仲量联行本身研发或应用的技术，也可以一条龙式提供予客户。

   另一方面，她指在疫情前已开始流行的desk booking系统，不少公司在应用上遇到挑战，开始减少使用。挑战包括有员工预订了房或桌没有回来使用，又或没有预订而使用。所以科技都要配合人性化去应用。

职场文化变 舒适空间吸人才

   全球经济发展有起伏，不会影响企业对重新装修办公室的步伐？仲量联行香港项目发展服务部主管黄天赐坦言，有感受到市场步伐好像慢了一点，但工作量仍没大变化。仲量联行Work Dynamic北亚办公空间策略顾问部主管张琦表示，内部有研究估计，香港市场未来3至5年的远景持平，亚太区中估计日本及澳洲也不错。但以她的其团队来说，大中华的生意是最好，比澳洲还要好。

大中华市场生意佳

   要维持业务发展，人才变得愈来愈重要。有议价能力的人才，对工作环境都有要求。“工作方式已改变，若办公室仍很传统，员工回来只有一张桌，没有其他地方（供其进行协作），没有回办公室的诱因，留在家（工作）更舒服。”

   仲量联行在港有实施混合工作安排，各部门因应工作可实行灵活办公。在港的办公室有宽敝的茶水间、大量协作空间、会议室、电话亭、可升降办公桌，更有健身室及休息空间。“我们工作环境这么舒服，也要办不同活动吸引员工多回办公室。传统负责设设施管理的Facility manager，甚至有被称为Floor Ambassador、Community Manager。反映办公室在设计、营运甚至职场文化也在改变。

   摘录自香港经济日报。